王涛：中小展会未必要搞数字化
正文
中小型展会数字化是从分散管理走向集中管理的必经之路，也是当前市场环境下实现展会规模增长的核心利器。
1、为什么要搞数字化？
2、如果要搞，怎么选型系统或系统供应商？
中小展会为什么要搞数字化？有没有必要？
看诉求、看展会阶段、看恰当时间点、看成本投入比。
总结一下我司近10年来中小展会搞数字化普遍存在的一些共同诉求。
首先，也是最普遍的问题，由于时代和市场的不断变化，展会发展的同质化竞争压力明显加剧，主办之间的差异更多地体现在内部运作模式上，而企业的内部管理方式就是企业运作模式的一个非常重要方面。
数字化作为管理工具其实是为管理层服务的，提供了决策分析的依据、支持以绩效监控、考核手段，使管理者对公司及展会业务运作更加一目了然，决策更快更准。
图片来自网络，会展BEN配图。
没有数字化之前，管理者们掌握着20%的信息，却要做80%的决策，存在严重的信息不对称，管理者的决策更多的是靠经验和直觉，而不是数据和事实。
需要改变内部的管理和运作模式，以适应市场竞争和发展的需求，是中小展会主办方数字化的最主要的原因。
其次，展会规模逐年扩大，展商和观众的数量在增长，原有员工的精力和能力难以匹配，总是在犯同样的错误，服务交付标准不能统一，搞错客户合同、重复卖同一个展位、弄错发票、财务对不上帐、响应客户需求明显滞后等现象频繁发生。
其实这种状况不止会展公司，大部分中小企业发展过程中都会存在这样的问题。
去年我们也上了一套客服系统，原因就是客户数量的快速增长，客服群数量太多，而客服人员的精力和能力明显难以匹配，导致投诉增多，客服群反馈滞后，甚至忘记回复，一部分客户需求被忽略等等。
上客服系统，不仅帮助客服人员有效的管理群消息，群通知，处理客户需求，还可以让客户清晰的查看工单的运作流程，客户满意度得到明显上升。
解决展会在规模扩大发展过程中，展商客户的销售、服务、运营标准和体验的一致性，减少重复劳动，员工能力不平衡导致的错误等，是中小展会主办方要搞数字化的第二大原因。
第三，观众邀约组织的精细化管理问题。
不同于大型和超大型展会对买家邀约，媒体推广等具有虹吸效应，中小型展会这些年来受自媒体，互联网等分散作用的影响，观众邀约似乎变的越来越难。
针对观众的邀约工作不能再靠粗放型的短信，邮件，呼叫中心狂轰滥炸，也不能再靠传统媒体广告投放、花钱数人头等手段了，而是要实现不断积累优质的买家数据库，靠渠道效果追踪，买家画像的精准营销。
在这个问题上，不采用数字化系统，靠人力基本是无法完成的。这方面也是比较注重长远发展的中小展会主办方搞数字化的重要原因。
第四，销售和市场的人员流动性较大，数据不能集中管理，人员流失的可能性是展会经营存在的重大风险。
这很容易理解，除了少数大客户老板自己掌握外，展会经营和客户数据都存在员工手里，老板习惯性的听汇报掌握业务经营状况。一旦员工离职，数据也带走了，甚至更有甚者，恶意串改数据，团队都带跑了，另搞一摊来竞争。
经营安全，风险管控的问题，历来是老板们要考虑的核心问题之一。通过数字化系统，解决数据和客户资料的集中管理，掌握企业员工的工作状态，也是中小展会主办方要数字化的重要原因。
图片来自网络，会展BEN配图。
第五，出于公司业务转型，或管理流程规范的需要。公司的现有团队不熟悉展会的业务流程，希望采购一套成熟的系统来帮助团队快速的理解并掌握业务流程。
这类用户通常由会议公司、媒体公司、互联网公司等转型来的展会主办方，或是新上任的领导、新创办的项目、亦或是新组建的团队。
这种通过采购系统方式，确实也是最为高效快速的小白团队解决方案，团队可以在短时间里迅速提升服务水平和质量。
第六，企业存在多个展会项目，或是多地存在办公机构，需要让大家协同工作，老板能够比较清晰的了解各地各项目的经营发展状态细节，需要上一套数字化系统。
图片来自网络，会展BEN配图。
第七，见贤思齐，或是说大家都搞，不搞不行。
数字化是个好东西，别人都在搞，我们不搞没有面子，领导问起来不好交代。
这类属于少数需求，但现实中也不乏常见。
第八，还有一些特殊的原因，搞数字化是为了申报政府项目资助，或被收购时数字资产证明，或出于避税。
暂说这么多吧，以上基本就是大部分中小展会搞数字化的原因，各位老板可以对照一下，您搞数字化是出于什么原因？自然可以得到结论，有没有必要搞，无需我再多言了。
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