既要、又要、还要…会议执行要有几双手？

本文转载自会议圈公众号，原文标题《会议执行：又爱又恨的“无限循环”》。

其实策划大大小小、各种类型的会议本质上也都是循环，可简单分成三步曲：会前筹备 — 会中执行 — 会后复盘。

上期推文提到了《考察会场、验收会场：没几个人敢说自己是老司机》、《我，小白一枚，如何鼓捣出一个线上会议？》，这都属于会前筹备的范畴。我是一个“伪甲方”，是一个有始有终且负责任的好男人，本期就来和大家一起聊聊【会中执行】这一part。

老规矩，进入正文前，先给大家讲一个真实故事。

记得刚入行不久，就机缘巧合地被委以重任成为了一大型论坛的团队主力之一，并还有一行业老法师（当时已70多岁）作为我们的顾问。

论坛开幕前一晚深夜，老法师回房前特地跑到我面前用她的中气十足的港式普通话和我交代VIP签到处一定要与普通代表的有空间上的区分，并给我比划了她建议的摆放区域。

“伪甲方”彼时已完全超负荷工作，习惯性微笑着点头示意明白了，其实就是左耳进右耳出了。

第二天一早，“伪甲方”精神抖擞地以为已经万事俱备，正在捣鼓自己的发型时，老法师气冲冲地向我走来伴随着她的“怒骂”，“Unprofessional！”、 “不是这样滴！”……“伪甲方”瞬间懵了3秒，然后上了火回怼一堆理由并表示来不及做调整，当时内心其实就是觉得这不是大问题。

老法师询问了下vendor调整难度及时间后，三下五除二地进行了修正，并拿出了精致的糖果放在她自带的装饰精美的托盘里，开始了她的VIP签到注册工作…….

“伪甲方”心情平复后，远远地看着老法师，她和那些VIP们有说有笑，时不时递上一粒小糖果。与此同时志愿者们已经将VIP们的会议材料等准备就绪，丝毫没有给到VIP们等待的感觉。简单理解，老法师对VIP签到处位置的苛刻、自带精致小糖果并配备精美托盘，这些做法其实就是为了达到：

1）VIP进入酒店第一时间得到主办方的欢迎；

2）单独划分VIP签到，最大化地给志愿者留出准备会议材料的时间；

3）拉近主办方与VIP的距离。

花了挺多篇幅还原这么一个真实故事，一来可能真的是“足不出户”把自己憋坏了，二来更是想强调会议的现场执行工作的精细程度决定了整个会议的品质，故事中提到的内容无非都是为了最大程度提升VIP参会的体验。

好了，话不多说，接下来“伪甲方”将结合近些年来积累的实战经验以及“被骂”经历，为圈内各位提供一份万能的基于甲方视角下的会议现场执行清单。

如果“伪甲方”在AV控台，我会这么干

• 将主持词交由会场主持人（更新最终确认的会前视频播放流程）

• 提供主持人串场词给到控台Show Caller

• 提供定稿版会议手册给控台相关负责人

• 主办方内部确认好暖场视频内容及顺序并告知控台（提前准备中英双语提示音）

• LED屏幕画面切换指挥监督（窗口切换按最终彩排）

• 所有上屏画面（KV、嘉宾介绍等）投屏前再做一次检查。若有错误，用主KV代替

• 确保嘉宾最终定稿的PPT并传输给控台

• 提醒并告知演讲人如何使用激光笔/翻页器

• 嘉宾倒计时提醒（线下举牌、控台计时或会务系统自带PPT倒计时）

• 按照环节要求，提前准备好舞台布置（如沙发，茶几，同传耳机，话筒等）

• 查看返送电视机内容显示是否准确（PPT/KV/其他画面）

• 讲台演讲及小组panel切换时时，提醒舞台灯光对应调整

• 舞台一侧设置无线话筒摆放台并安排供应商专人负责

• 安排专人负责监听同传耳机以及线上同传是否正常（原声/英文/中文声道）

如果“伪甲方”在连线&导播台，我会这么干

如果“伪甲方”在会务Team，我会这么干

一个大会的会务工作极其复杂，本文主要聚焦会场内的现场会务工作。交通、餐饮、住宿、接待等等工作，欢迎圈内专业人士补充。

本期推文就先啰嗦到这，希望能给各位圈内人士一定的参考价值。“伪甲方”也提出一个观点，无论是甲方还是乙方在做会议活动时，都要有主人翁精神和主办方思维。

借此机会感谢下老法师，也很荣幸多年前就能在工作中偶尔得到她的认可Veli veli good。祝她身体健康！