别把彩排不当回事，

彩排才是最重要的演出。

再简单的会议，

开始前至少要有2次的彩排。

那彩排了，现场还出事，谁的错？

这个真需要在会议开始前去烧香了。

从今年3月17日那天开始，我一直耿耿于怀，不知道锋哥的那位朋友是否已经解决自己的疑问。

既然迟到了七个多月，咱直接甩干货吧。

彩排是正式流程的底线，准备越充分，执行越轻松。

MICE行业确实可以把彩排分为会议论坛、活动庆典、节目演出，层层递进升级。

今天浅谈相对较简单的会议论坛彩排工作。

为什么要彩排？

别不当个问题，确实有心大的客户不止一次这么问过我。再简单的会议，开始前至少要有2次的彩排。

为了会议能够顺利流畅地进行，我们需要提前对现场屏幕、灯光、音响等使用设备进行测试；对会议资料内容进行无误确认；对现场流程时间尽可能的把控；对人员职能达到精准配合。

图片来自网络。

春晚：提前半年就开始准备，提前一个月开始到正式开演前一般4-5次彩排。

奥运会：以2008北京奥运会为例，提前一年半完成框架，提前一年初步彩排，彩排了12个月。

图片来自网络。

彩排要准备些什么？

01

 

人员分工

会场总控：也可称为现场导演，是整个会议现场的大管家，负责把控会场每一个环节。需要有现场执行经验、协调能力出众的人选。

技术人员：一般是控台人员，有屏幕、灯光、音控、导播、网络直播等工作人员。

执行人员：场务、礼仪、翻译、摄影摄像、道具、场地方人员等。

图片来自网络。

02

 

现场资料

确认的会议流程、屏幕串场背景、音频文件、视频文件、演讲课件、讲者资料（如需要）、仪式道具（如需要）、主持稿、嘉宾讲话稿、座位安排表、席卡桌签等。

会议彩排要注意6个方面

01

预留时间

 

无论会场搭建什么时候结束，请一定预留相应的彩排时间，哪怕会议再简单。

02

提前准备

 

一定是在彩排前，把所有需要的现场资料提前准备好，不要遗漏、不要等待，一切是为了更高效的完成验收工作。

03

技术流程

 

先走技术流程，把相应的图文、音频、视频、环节串起来多走几遍，让技术人员熟悉议程。

嘉宾的PPT一定要完整地走几遍，尤其是PPT里有视频的，要考虑到现场是否能播放出来。

有的PPT在大屏上投出来，一行文字有不同的字体，十分诡异，那一定是控台的电脑没有嘉宾电脑用的那种字体。出现这个情况，一定是没有好好彩排。

04

错别字和知识产权

 

屏幕背景图文最容易出现错别字或漏项，特别是姓名、职务、单位、标点符号、英文，请反复核对。

会场和会议资料用到的字体、音频、视频，要确保没有知识产权纠纷。

05

候场准备

 

这里所说的候场准备一般是指下一环节上台嘉宾或仪式道具，清楚知道嘉宾座位在哪里，便于现场执行时观察嘉宾是否到位。留出道具和人的上下台位置和区域，不要造成上下台拥堵，保证流程顺畅。

06

尊重他人

 

守时很重要。虽然会务工作难免有很多事项需现场等待确认，会耽误一些时间，但尽可能保障对客户、对团队、对执行的时间承诺。

个人会习惯性的称呼现场各岗位人员为老师（灯光老师、摄像老师...），互相尊重，事半功倍。

 

会议彩排并不复杂，难的是把控细节。

对于时间的控制，对于执行的严谨，都是靠经验累积起来的。别把彩排不当回事，彩排才是最重要的演出。

个人的宗旨是：早准备早彩排，早彩排早下班，早下班早休息，早休息早上会。

那彩排了，现场还出事，谁的错？

嘿嘿，这个真需要在会议开始前去烧香了。

 

以上就是对于会议彩排浅谈中的浅谈，与大家温故撩新。

 

作者：吴波 ，湖南帝爵国际会展服务有限公司执行总经理 会展BEN专栏作家

 

 

 

 

 

 

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